Dranken, Food, Algemeen

Blog van John Vossen, Business Consultant bij DIN Solutions

De levensduur van standaard ERP versus maatwerk

Oftewel: waarom past een confectiepak uiteindelijk beter dan een maatpak.
 

Maatpakken. Dé must-have voor iedere mannengarderobe. Ze zitten als gegoten, maar voor hoe lang? Zo heb ik ook ergens een op maat gemaakt kledingstuk in mijn garderobe hangen. Al meerdere malen heb ik het in mijn handen gehad om weg te doen, want het knelt op verschillende plaatsen en het is ook niet echt meer “je van het” wat mode betreft. Maar weggooien? Zonde! Nee, dat doe je niet. Daar heb je immers destijds toch best wel wat voor moeten betalen.

Zou dit nou ook gelden voor bedrijven die ooit gekozen hebben voor een maatwerk ERP applicatie? In deze blog wil ik je meenemen in de keuze voor maatwerk versus standaard ERP. Hierbij richt ik me vooral op de levensduur van een applicatie en de keuzes die je kunt maken om deze te verlengen. Ik noem dit dan ook Life Cycle Services, oftewel: een dienst om de levensduur van je ERP te verlengen.
 

Maatwerk of standaard. Waar zit het verschil?

Stel, je wilt een maatpak. Dan ga je eerst samen met de ontwerper aan tafel zitten om de keuze van onder andere stof en model te bespreken. De coupeur neemt je maten op en vervolgens gaat de kleermaker aan de slag om een eerste conceptmodel op te leveren. Je komt passen en ter plekke voert de kleermaker verstelwerkzaamheden uit. Meestal is het wel zo dat het de eerste keer grote aanpassingen betreft. Na meerdere pas- en herstelsessies heb je uiteindelijk een pak dat past als gegoten. Het kost een paar centen, maar dan heb je ook wat.

Er is weinig verbeelding nodig om dit te vergelijken met het nieuw ontwikkelen van een ERP applicatie. Vervang ontwerper door softwarehuis, coupeur door designer en kleermaker door ontwikkelaar en je bent er!

Hoe anders is dit voor de keuze van een confectiepak? Een confectiebedrijf maakt meerdere oplages en vervolgens kun je deze kopen via modespeciaalzaken of via webshops. Daarbij ga je natuurlijk wel naar een modezaak of webshop die je aanspreekt qua stijl en prijs. De trendy zakenman zal bijvoorbeeld naar Suit Supply gaan, waar de Senior Executive Manager kiest voor Meyer & Meyer. De betere modezaken bieden je in veel gevallen nog de mogelijkheid om het pak te verstellen zodat het beter past. Je doet dus concessies qua pasvorm, maar in vergelijking met een maatpak is het een stuk Auteursrecht: <a href='http://nl.123rf.com/profile_inueng'>inueng / 123RF Stockfoto</a>goedkoper.

Zo zal het ook gaan bij de keuze voor een standaard ERP applicatie. Bij voorkeur kies je een applicatie die zijn sporen heeft verdiend in de branche waarin jouw bedrijf opereert en waar je de mogelijkheid hebt om nog wat kleine aanpassingen te laten maken. Bewust kies je er niet voor om ingrijpende wijzigingen door te voeren. Waarom zou je ook? Je kiest voor een applicatie die bewezen werkt bij vergelijkbare bedrijven, oftewel: een “best-of-breed” oplossing.

 

Wat gebeurt er in de jaren nadat men live is met ERP?

In de tijd dat je jouw pak met veel plezier draagt zijn er veel veranderingen die een impact kunnen hebben op het draagplezier. Natuurlijk is er niets zo veranderlijk als de mode. Daarnaast komen er ook steeds nieuwere technieken op de markt. Denk aan ademende stoffen of stoffen die je niet hoeft te strijken. Niet alleen de wereld om je heen verandert, ook zelf verander je: je interesses kunnen verschuiven, maar ook je lichaamsbouw kan hier en daar afwijken van dat van een paar jaar geleden.

Een organisatie in verandering

Hetzelfde geldt voor jouw organisatie en de impact van interne en externe invloeden op je bedrijf en het gebruik van je ERP. Er komt bijvoorbeeld nieuwe wetgeving rondom tracebility; of nieuwe standaarden voor EDI verkeer en betalingsverkeer (SEPA); of je klanten stellen andere eisen voor het plaatsen van hun orders; en wat te denken van nieuwe technieken voor integraties met andere systemen, zoals webservices. Daarnaast groei je als bedrijf, je breidt je assortiment uit, je neemt een andere plaats in de keten in, misschien zet je zelfs een stap richting export. Allemaal wijzigingen waarbij jouw ERP systeem geen belemmering mag zijn.  

Hoe gaan we om met deze veranderingen?

Als je maatpak niet meer past of niet meer overeenkomt met wat je wilt, dan heb je in feite drie keuzes:

  1. Je doet niets

  2. Je voert ingrijpende wijzigen door

  3. Je laat je een volledig nieuw pak aanmeten

Dat geldt eigenlijk ook voor een confectiepak. Al zal je dan niet snel kiezen voor het doen van grote aanpassingen. Niets doen betekent al gauw dat je voor gek loopt in een ouderwets niet-passend pak. Grote verstellingen zorgen er misschien wel voor dat het pak past, maar het blijft een ouderwets model of stof. Een nieuw pak laten maken of kopen is duur, arbeidsintensief en zonde van de investering die je in het verleden hebt gedaan. Je begrijpt dat men makkelijker kiest voor het kopen van een nieuw confectiepak dan voor het opnieuw laten maken van een maatpak. De confectiebedrijven spelen hier natuurlijk slim op in door iedere keer met een nieuwe collectie uit te komen. De levensduur van je pak is echter aan zijn einde gekomen.

Stay in the game

Ook hier kun je de vergelijking weer bijna 1:1 doortrekken naar een ERP applicatie. In de huidige dynamische markt is niets doen eigenlijk geen optie voor je organisatie. Je voldoet niet meer aan de eisen die de wetgeving, je klanten, maar ook je eigen interne organisatie van je verlangt. En als je concurrenten dit wel doen, dan zet je jezelf op een bepaald moment buitenspel.

Bedrijven met een maatwerk ERP kiezen er vaak voor om nieuwe functionaliteit toe te voegen aan hun bestaande ERP. Dit is dagelijkse business voor een softwarehuis., Niet al te ingrijpende aanpassingen zijn redelijk snel doorgevoerd. Maar wat als het ingrijpt op het hart van de applicatie? Of wat als de onderliggende techniek volledig veranderd moet worden? Denk hierbij bijvoorbeeld aan het doorvoeren van lotracering door de gehele applicatie of het beschikbaar maken van de applicatie op tablets en mobiele telefoons. Op een gegeven moment is een omslagpunt bereikt: je kiest voor het volledig ontwikkelen van een nieuw maatwerk ERP ten opzichte van het doorvoeren van aanpassingen op het bestaande.

Net als confectiebedrijven zorgen de leveranciers van standaard ERP applicaties ervoor dat ze de ontwikkelingen in de markt volgen en met nieuwe versies van hun standaard ERP op de markt komen. Vanwege de schaalgrootte hebben deze bedrijven ook de middelen om nieuwe functionaliteit en technieken door te voeren. Denk je eens in hoeveel geld een bedrijf als Microsoft jaarlijks steekt in research & development van haar ERP applicaties Dynamics NAV en AX en vergelijk dat eens met de beperkte mogelijkheden van een maatwerk softwarehuis.

Hoe kunnen we de levensduur van standaard ERP verlengen?

Hier gaat het vergelijk van een confectiepak en de mogelijkheden die een softwareleverancier van een standaard ERP applicatie kan bieden niet meer op. Ieder seizoen koop je een nieuw pak uit de collectie, laat nog wat kleine verstelwerkzaamheden doorvoeren (misschien wel dezelfde als de vorige keer), je trekt het aan en loopt ermee weg.

Het “aantrekken” van een nieuwe versie van je standaard ERP applicatie is echter niet zo eenvoudig. Wat gebeurt er met de klantspecifieke aanpassingen die in je vorige versie zijn doorgevoerd en wat gebeurt er met de (historische) data? Waar je je geen zorgen over wilt maken is dat je bedrijfspecifieke aanpassingen en data kwijt bent, of niet werken in combinatie met de nieuwe functionaliteit of techniek. Laat staan de kosten die eventueel noodzakelijk zijn om het werkend te krijgen.

Wat je zou willen is een dienst die ervoor zorgt dat:

  • Periodiek een nieuwe versie van je standaard ERP beschikbaar is op basis van de laatste technieken en functionele eisen vanuit jouw branche;

  • Jouw klantspecifieke aanpassingen en dataconversie automatisch worden meegenomen;

  • De kosten inzichtelijk en beperkt zijn doordat je een abonnement hiervoor hebt afgesloten.

Life Cycle Services op je standaard ERP

Een maatpak en maatwerk ERP hebben aan het begin de beste fit. Echter het is duur en flexibel meegaan met veranderingen is lastig. Een confectiepak en standaard ERP zit misschien iets minder lekker, maar het is veel eenvoudiger en in vergelijking goedkoper om veranderingen te volgen door “gewoon” een nieuwe aan te schaffen. Maar, omdat vervanging van een applicatie risico’s met zich meebrengt, en dus ook kosten, voor wat betreft klantspecifieke aanpassingen en data, is de beste oplossing om de levensduur van je applicatie te waarborgen via Life Cycle Services.

Ik zie het helaas nog niet gebeuren dat ik een abonnement kan afsluiten bij Suit Supply waarbij ik ieder seizoen een nieuw pak krijg thuisgestuurd, volledig gebaseerd op de laatste mode en naar mijn eigen smaak, inclusief de kleine verstellingen zodat het pak me ook direct goed past. Er zijn echter al softwareleveranciers van standaard ERP systemen die deze dienstverlening wel aanbieden. Ik daag je uit om op zoek te gaan naar die leverancier, met de focus op jouw branche, die deze dienst kan aanbieden en bezorg je hiermee een ERP applicatie die jouw ambities en groei geen strobreed in de weg legt.

 

Vragen? Maak kennis met John Vossen, Business Consultant.